Instandhaltungsplanung

Allgemein

Mit diesem Modul können Instandhaltungsmaßnahmen geplant werden. Dafür verbindet es die Ar­beiten mit Daten zum EVB / Rücklass eines Objektes. So können Sie die geplanten Kosten einer Ar­beit dem aktuellen Stand der Mittel gegenüberstellen und verschiedene Finanzierungsvarianten (EVB Erhöhung, Darlehen, etc.) berechnen und speichern. Mithilfe des Berichts können Sie die ein­ma­ligen und jährlichen Kosten jeder Finanzierungsvariante gegenüberstellen und so die Ent­schei­dungs­findung für oder gegen eine Instandhaltungsmaßnahme und die dafür geeignete Finan­zie­rung vereinfachen.

Sie finden das Instandhaltungsplanungstool im Bereich Projekte & Planung des Objekt­manage­ment Navigationsmenüs:

Instandhaltungsplanung Liste

In dieser Liste finden Sie alle angelegten Instandhaltungsplanungen. Zur besseren Übersicht kön­nen Sie über der eigentlichen Liste die Suche und den Filter verwenden.

Mit den entsprechenden Schaltflächen im unteren Bereich können Sie einen neuen Datensatz an­le­gen oder einen bestehenden bearbeiten bzw. löschen. Mit Klick auf Aktualisieren wird die Liste neu geladen.

Detaildialog Instandhaltungsplanung

Im Detaildialog können Sie alle Informationen zu einer Instandhaltung erfassen und mögliche Fi­nan­zierungsvarianten berechnen. Über die Schaltflächen in der Fußzeile können Sie einen neuen Datensatz anlegen oder den geöffneten löschen. Mit Klick auf Berichte können Sie einen Ausdruck erstellen, der entweder alle Finanzierungsvarianten oder nur die gerade Angezeigte enthält. Dieser kann dann den Entscheidungsträgern (z.B. Geschäftsführung oder Eigentümergemeinschaft) vor­gelegt werden.

Im oberen Bereich des Dialogs werden zunächst die Grunddaten gesammelt. Geben Sie der Pla­nung einen Namen und ordnen Sie mit Klick auf den Auswahlbutton ein Objekt aus der Objekt­liste zu. Die Nummer wird automatisch vom System vergeben und die m² und Nutzwerte des Ob­jekts werden nach dessen Zuordnung automatisch eingetragen. Außerdem können Sie einen Sta­tus zuordnen. Die Auswahlliste dafür wird in den Status aller Art im Hauptmenü des Objekt­ma­nage­ments (Grundeinstellungen – OM Allgemein) zusammengestellt. Wählen Sie dort die Tabelle Instandhaltungsplanung und die Gruppe Status und stellen Sie die Liste mithilfe der Schaltflächen Hinzufügen und Entfernen zusammen. Dafür sind möglicherweise Administratorrechte notwendig.

Im Bereich Notiz auf der rechten Seite (oben) können Sie weitere generelle Informationen zu die­ser Instandhaltungsplanung erfassen.

Finanzierungsvarianten erfassen

Erfassen Sie dann die Varianten. Beim Erstellen eines neuen Datensatzes ist immer schon eine Va­ri­an­te mit der Bezeichnung „Neue Variante“ vorhanden.

Mit Klick auf können Sie eine weitere Variante erstellen, klicken Sie auf wird die ausge­wähl­te Variante entfernt. Über können Sie auch eine bestehende Variante kopieren. Wech­seln Sie zwischen den Varianten, indem Sie sie in der Auswahlliste wählen. Die Daten geben sie dann im Bereich darunter ein.

Sie können für jede Variante einen Namen und die Finanzierung in Jahren eingeben. Mit Aktivie­rung der Checkbox können Sie die aktuelle Variante als Standardvariante festlegen. Im Notizfeld rechts daneben können Sie weitere Informationen zur Variante hinterlegen

Im Bereich zugeordnete Arbeiten können Sie dann der Finanzierungsvariante eine oder mehrere Ar­bei­ten zuordnen bzw. neue Arbeiten und Aufträge erfassen. Um die Finanzierung der Arbeit zu pla­nen, ist es notwendig, ihre voraussichtlichen Kosten zu erfassen (siehe unten).

Mit Klick auf Hinzufügen können Sie eine bestehende Arbeit aus der Arbeitenliste zuordnen. Dabei wird die Arbeitenliste auf das gewählte Objekt eingeschränkt. Mit Klick auf Neu können Sie dage­gen eine neue Arbeit erstellen. Bearbeiten Sie eine bereits zugeordnete Arbeit durch Klick auf die ent­sprechende Schaltfläche oder durch Doppelklick auf die Arbeit. Mit Klick auf Entfernen wird die gewählte Arbeit aus der Liste entfernt, jedoch nicht aus der Datenbank gelöscht. Als Arbeit in der Ar­beitenliste bleibt sie weiterhin erhalten.

Weiterhin sehen Sie in der Liste der zugeordneten Arbeiten, wie viele Aufträge eine Arbeit hat. Mit Klick auf den grünen Pfeil in der Spalte „Auftragsliste“ können Sie die Aufträge der Arbeit anzei­gen. Klicken Sie auf das blaue Plus in der Spalte „Auftrag Neu“ wird ein neuer Auftrag zur gewähl­ten Arbeit erstellt.

Im unteren Bereich wird dann die Finanzierung erfasst. Wichtig ist dabei zunächst, dass in der Ar­beit die Kosten erfasst wurden, so dass diese im Finanzierungsbereich aufscheinen können. Geben Sie die Kosten im Feld Kosten des Bereichs Planung im Arbeitsdialog ein.

Tun Sie dies nicht, können zurück im Detaildialog der Finanzierungsplanung trotzdem Finanzie­rungs­möglichkeiten erfasst werden. Diesen werden aber keine Kosten gegenübergestellt, so dass das Projekt immer als „überfinanziert“ gekenn­zeichnet wird.

Anschließend können Sie über die Schaltfläche Hinzufügen Finanzierungsmöglichkeiten erfassen, die sich nach der Art des Objekts richten. Bei Mietobjekten und Eigentumsobjekten ist die Auswahl entsprechend eingeschränkt, bei Mischobjekten stehen alle der folgenden Möglichkeiten zur Auswahl:

• Aus Instandhaltungsstand: Mit dieser Option können Sie Mittel aus EVB / Rücklagen ent­neh­men. Dazu wird der EVB-Dialog geöffnet und unten ein eigener Bereich eingeblendet.

In den oberen Listen können Sie zunächst den Stand von EVB und Rücklagen sehen, links den aktuellen Gesamtstand, rechts die jährliche Zuführung. Um Mit­tel für die geplante Ar­beit zu verwenden, gehen Sie entsprechend den Anweisungen im unteren Bereich vor. Sie kön­nen mit der Auswahl „aus Instandhaltungsstand“ und „aus In­stand­haltungsstand Zu­füh­rung“ jeweils bestimmte Beträge anklicken und dann Teile davon oder den Gesamtbetrag im Feld davon entnehmen reservieren. Dabei handelt es sich bei einer Entnahme „aus In­stand­haltungsstand“ um eine einmalige Entnahme, bei Entnahme aus der „Zuführung“ um eine jährliche Entnahme. Klicken Sie auf die Schaltfläche entneh­men um die Auswahl zu bestätigen.

• EVB Erhöhung, EVB freiwillig, EVB gerichtlich: Auch mit dieser Option wird der EVB-Dialog ge­öffnet. Hier können Sie aber nun eine Erhöhung des EVB eingeben und dann einen ent­spre­chenden Betrag berechnen und entnehmen.

• Annuitätendarlehen, Förderungsdarlehen, Kapitalmarktdarlehen: Bei der Wahl dieser Op­tio­nen werden Abfragefenster eingeblendet, in denen Sie den Darlehens- und den Zins­be­trag eingeben können. Beim Annuitätendarlehen wird zusätzlich der Annuitätenzuschuss ab­gefragt. Die Annuität und der Gesamtbetrag werden anschließend vom System berech­net und in der Spalte „Ursprung“ und in der Lasche „jährlicher Aufwand“ angezeigt.

• Eigenmitteleinsatz, Betriebsmitteleinsatz, Nicht rückzahlbarer Einmalzuschuss: Mit diesen Optionen werden einfach Beträge in einem zusätzlichen Fenster abgefragt, die dann ent­spre­chend von den Kosten abgezogen werden.

• Eigentümerrücklage Erhöhung: Auch mit dieser Option wird der EVB-Dialog ge­öffnet. Hier können Sie aber nun eine Erhöhung der Eigentümerrücklage eingeben und dann einen ent­spre­chenden Betrag berechnen und entnehmen.

Die zusammengestellte Finanzierung wird dann den Kosten gegenübergestellt und ein entspre­chen­des Ergebnis (inkl. Bemerkung „über-“ bzw „unterfinanziert“) ausgegeben. Achtung: Die ein­ge­gebenen Beträge (EVB-Erhöhung, Darlehen, entnommene Rücklagen, etc.) werden nicht in der Buch­haltung berücksichtigt, da es sich hier nur um eine Vorberechnung bzw. Finanzierungsmög­lich­keiten handelt. Diese tauchen also auch im Objektbudget und ähnlichen Auf­stel­lungen nicht auf.

Mit Klick auf Entfernen wird der gerade markierte Punkt wieder aus der Liste gelöscht. Haben Sie Da­ten geändert, klicken Sie auf Berechnung aktualisieren um alles ein weiteres Mal zu berechnen. Um Daten zu ändern (z.B. den Zinssatz eines Darlehens) klicken Sie die entsprechende Zeile ein­fach doppelt an und ändern Sie die eingegebenen Daten wie gewünscht ab. Mit den Schaltflächen Vorher und Nachher können Sie die Sortierung der Positionen ändern.

In der Lasche „jährlicher Aufwand“ werden die jährlichen Kosten für Darlehen und EVB-Erhöhun­gen zusammengestellt. Außerdem sehen Sie hier eine Berechnung der Kosten pro Quadratmeter und Nutzwert.

Mithilfe der Schaltflächen auf der rechten Seite können Sie wie in der ersten Lasche neue Finan­zie­rungs­optionen hinzufügen, bestehende entfernen und die Berechnung aktualisieren. Außerdem kön­nen Sie hier nicht nur durch Doppelklick, sondern auch mithilfe der Schaltfläche bearbeiten die Details einer Finanzierung ändern.

Berechtigungen

60100 Instandhaltungsplanung Liste
Mit dieser Berechtigung darf der Benutzer die Instandhaltungsplanung Liste öffnen.

60101 Instandhaltungsplanung Neu
Mit dieser Berechtigung darf der Benutzer neue Instandhaltungsplanungen anlegen.

60102 Instandhaltungsplanung Bearbeiten
Mit dieser Berechtigung darf der Benutzer Instandhaltungsplanungen bearbeiten.

60103 Instandhaltungsplanung Löschen
Mit dieser Berechtigung darf der Benutzer Instandhaltungsplanungen löschen.

Globale Variablen und Konfigurationstabellen

Dieses Modul wird nicht über globale Variablen und Konfigurationstabellen gesteuert.